6 ključnih stvari za odabir vanjske usluge obračuna plaća.

 

Upravljanje platnim listama i osiguravanje usklađenosti s raznim zakonima i propisima može biti zaista kompleksan zadatak za stručnjake u obračunu plaća, a posebno za multinacionalne tvrtke. Složenost obračuna i isplata plaća zaposlenicima u različitim zemljama, valutama i vremenskim zonama zahtijeva specijaliziranu stručnost. Kao rezultat toga, mnoge se globalne tvrtke okreću outsourcingu obračuna plaća kako bi pojednostavile svoje poslovanje i ublažile rizike. U ovom ćemo članku navesti koje su to ključne stvari koje treba uzeti u obzir prilikom odabira pružatelja usluge.

Prilikom odabira pružatelja vanjskih usluga za isplatu plaća, tvrtke bi trebale pažljivo procijeniti svoje mogućnosti kako bi osigurale uspješno partnerstvo. Evo ključnih stvari koje treba imati na umu:

1. Opseg usluge

Prije sklapanja ugovora, tvrtke bi trebale temeljito pregledati opis usluge koju daje pružatelj usluge. Bitno je procijeniti pokrivaju li ponuđene usluge trenutne potrebe tvrtke i potencijalni budući rast. Stoga je potrebno definirati što točno želite ugovoriti kao vanjsku uslugu – trošak, usklađivanje sa zakonima i propisima, rizik ili stručnost. Tvrtke bi također trebale razmotriti hoće li dodatne usluge izazvati dodatne troškove jer upravljanje višestrukim ugovorima i fakturama može smanjiti uštede. 

2. Integracija

Besprijekorna integracija između tehnologije pružatelja usluga obračuna plaća i postojećeg informacijskog sustava ljudskih resursa tvrtke te s ostalim sustavima poput evidencije radnog vremena, ključna je za učinkovito upravljanje obračunom plaća. Tvrtke bi trebale procijeniti kompatibilnost svojih sustava s tehnologijom pružatelja usluga i procijeniti potrebnu razinu integracije. Integracija smanjuje ručni unos podataka, poboljšava točnost podataka i poboljšava ukupnu operativnu učinkovitost.

3. Implementacija

Kako bi odabrali partnera vrlo je bitno znati kako će se provesti implementacija, koji su koraci, kako će biti provedena i koliko je vremena potrebno da usluga postane aktivna. Jedna od ključnih informacija također je obim i oblik podrške koju ćete dobiti, kao i informacija kada ćete ostvariti benefite projekta?

4. Rizik

 Donošenje odluke o korištenju vanjske usluge obračuna plaća sa sobom nosi i potencijalne rizike. Stoga je bitno s potencijalnim partnerom jasno definirati koji su to potencijalni rizici, za što je vaše poduzeće odgovorno te koja je odgovornost pružatelja usluge?

5. Ljudi 

Ljudi su uvijek u centru pažnje i i bitno je točno definirati koje ljude morate i želite uključiti u proces te kako će on utjecati na sve ostale zaposlenike.

6. Kontrola

Prilikom donošenja odluke o outsourcingu obračuna plaća, postoji bojazan da će tvrtka izgubiti kontrolu nad obračunom plaća. S potencijalnim partnerom bitno je definirati nad čime točno želite zadržati kontrolu i koji su to parametri kojima ćete pratiti uspješnost pružene usluge. Ključno je da se glavni dionici u tvrtki i pružatelj usluge dogovore o ovim metrikama i uspostave komunikacijski plan za redovno izvješćivanje o učinku. Ova transparentnost osigurava odgovornost i omogućuje pravovremene prilagodbe ako ciljevi izvedbe nisu ispunjeni.

Pažljivom procjenom ovih čimbenika, tvrtke mogu pronaći pravog partnera za pojednostavljenje svojih operacija obračuna plaća i podršku njihovim strateškim poslovnim ciljevima.

Mi vam možemo vam pomoći u tom procesu i izraditi besprijekoran poslovni plan za outsourcing obračuna plaća kojeg možete jednostavno prezentirati menadžmentu vaše kompanije.